Automatisierter Managementprozess bei Wartung & Inspektion
Der papierlose Branchenstandard “VMF Service Plus” gewährleistet den automatisierten Managementprozess für Wartung und Inspektion mit dem CEUR Postmaster und wird vom Verband der markenunabhängigen Fuhrparkmanagementgesellschaften e. V. (VMF) bereitgestellt. In Kürze werden bereits mehr als 1.000 Händler der verschiedensten Marken darauf zugreifen. Ob Servicecheck, Inspektion oder Reparatur: Für die Kunden und die ausführenden Kfz-Werkstätten ist eine reibungslose, schnelle Abwicklung von hoher Bedeutung. Besonders wichtige Servicepunkte und Zufriedenheitsfaktoren der Zusammenarbeit sind dabei der Reparaturfreigabeprozess und die Anerkennung von Rechnungen ohne Reklamation. “Alle in Deutschland ansässigen Werkstattbetriebe – besonders die Markenwerkstätten – haben die Möglichkeit, den kostenlosen Prozess mit seinen Vorteilen in ihren Ablauf zu integrieren”, sagt Michael Velte, VMF-Vorsitzender und Geschäftsführer der Deutschen Leasing Fleet. Das Autohaus Brass in Lohr am Main nutzt VMF Service Plus seit 2011.
Traditionen aufbrechen
Die Autohäuser der Firma Brass haben VMF Service Plus 2011 eingeführt. Das 1936 gegründete Unternehmen vertreibt und wartet an 27 Standorten die Marken Alfa, Fiat, Chevrolet, Opel, Ford, Volkswagen, Audi, Skoda und Peugeot. In Lohr arbeitet Brass über das Opel-Service-Portal mit VMF Service Plus, bei anderen Marken wird das Internet dafür genutzt. Am Anfang mussten Schnittstellen gebaut werden. “Wichtig war zu Beginn erst die Betriebsleiter und dann die Mitarbeiter zu schulen”, stellt Gesamtserviceleiter Thomas Prietzel fest. Natürlich musste Überzeugungsarbeit geleistet werden, aber mittlerweile arbeiten alle 27 Standorte mit dem automatisierten Prozess.
Learning by doing
Feste Mitarbeiter sowie die jeweiligen Vertreter wurden geschult, Freigabeanfragen und Rechnungen mit dem Branchenstandard zu erstellen. “Ich musste vor allem die Serviceberater sensibilisieren, damit sie mit VMF Service Plus als neue Herausforderung arbeiten”, stellt Sandro Karl, Teamleiter Kundendienst in Lohr, rückblickend fest.
“Anfangs lag die Hauptverantwortung bei den Betriebsleitern, die nach ihrer Schulung – wenn notwendig – Serviceberatern mit Umsetzungsproblemen weiterhelfen konnten”, ergänzt Prietzel. Ungefähr 40 Fahrzeuge pro Tag werden alleine am Standort Lohr am Main gewartet. Der Anteil der Leasingfahrzeuge umfasst mehrere Hundert im Jahr. “Die schnelle und unbürokratische Abwicklung mittels VMF Service Plus bedeutet, dass in der Regel innerhalb von zwei Tagen die Rechnungen beglichen werden. Das ist somit eine deutliche Verbesserung. Ressourcenbindende Reklamationsschleifen auf Werkstatt- und Leasinggeberseite entfallen nach dem Einreichen der Rechnung”, unterstreicht Michael Velte.
Sonstige Voraussetzungen? Prietzel sieht die Hürden für die Implementierung von VMF Service Plus als gering an. “Der Grundgedanke des Prozesses ist prima, die Technik funktioniert auch”, so Prietzel. “Die Eingabe der eigenen Daten ist anfangs etwas aufwändig, wie so oft bei neuen Prozessen, aber wenn das System läuft, dann folgen die Schritte schneller als früher aufeinander.” Kein Postversand, beträchtliche Papierersparnis, zeitnahe Freigaben, schnellere finanzielle Abwicklung – das sind laut Prietzel die Hauptvorteile des Managementprozesses VMF Service Plus. Die Zusammenarbeit mit den unabhängigen Leasinggesellschaften des VMF ist dem Gesamtserviceleiter ein besonderes Anliegen: Insbesondere alle vereinbarten Leistungskriterien des Leasingvertrages fehlerfrei umzusetzen. Hier unterstützt VMF Service Plus, denn alle Fahrzeug- und Kundendaten sind systemseitig hinterlegt. Ergänzt um die technischen Herstellerdaten gleicht der PostMaster® von ControlEURxpert – das technische Herzstück innerhalb von VMF Service Plus – die Freigabeanfrage mit diesen Daten ab und gibt die Reparatur direkt online frei. Eine weitere Telefonabsprache ist in der Regel nicht nötig. Alle möglichen Fragen sind im Vorfeld geklärt.
Gut handhabbare Prozessumstellung
Die Erstellung eines Kostenvoranschlags vorab bedeutet eine Prozessumstellung zur traditionellen Arbeitsweise, die mit etwas gutem Willen jedoch von jedem Autohaus zu meistern ist. “Teile des Prozesses werden vorverlagert. Wenn die Freigabe erteilt ist, wird nach der Rechnungsstellung direkt bezahlt”, nennt Karl entscheidende Vorteile. Zwischendurch Positionen zu ergänzen, ist online kein Problem, auch wenn manchmal die Gesamtabschätzung des Aufwandes nicht ganz einfach ist.
Qualitäts- und Sicherheitsgewinn
Seit 2011 wird VMF Service Plus bei Brass genutzt. So hat die gesamte Gruppe der Firma Brass bereits eine beachtliche Anzahl an Vorgängen – in den letzten drei Monaten waren es alleine über 600 Stück – mittels VMF Service Plus realisieren können. Positiv ist für die Standortverantwortlichen in Lohr auch, dass nun alle VMF-Leasinggesellschaften den gleichen Prozess nutzen. VMF Service Plus bedeutet für den Betriebsleiter daher auch einen Qualitäts- und Sicherheitsgewinn. “Die Werkstatt ist ausgelastet. Für den Kunden und die Werkstatt liegt ein definierter Prozess vor”, fasst Thomas Prietzel zusammen. Innerhalb der Brass-Gruppe können somit Service-Mitarbeiter leichter versetzt werden, weil sie alle mit dem gleichen Prozess – VMF Service Plus – vertraut sind. Seinen Kollegen empfiehlt Prietzel daher, auf diesen Online-Prozess umzustellen: “Sonst haben Markenwerkstätten bei Aufträgen von markenunabhängigen Leasinggesellschaften, wie denen des VMF, irgendwann das Nachsehen, wenn sie nicht mit der Zeit gehen.”
VMF Service Plus.
Wichtigstes Ziel des automatisierten Managementprozesses bei Wartung & Inspektion ist es, die Kundenzufriedenheit zu steigern – sowohl im Sinne des Leasingnehmers, der Werkstatt als auch der Leasinggesellschaft und des Herstellers. Für die Werkstatt liegen die Vorteile von VMF Service Plus in den schlankeren, schnelleren Prozessen, den geringeren Kosten für Mitarbeiter und Archivierung, der hohen Transparenz darüber, was durch den Leasingvertrag abgedeckt ist und was nicht sowie der verbesserten Liquidität. Die Zeit bis eine Rechnung bezahlt wird reduziert sich um circa die Hälfte der herkömmlichen Handhabung.
Der VMF, der Verband der markenunabhängigen Fuhrparkmanagementgesellschaften, fokussiert sich auf Qualitäts- und Zukunftssicherung. Er versteht sich als Kompetenzzentrum für Fuhrparkmanagement. Ihm gehören acht herstellerunabhängige Flottenleasinggesellschaften mit hoher Marktbedeutung und langjähriger Erfahrung an. Mit ihrer gemeinsamen Arbeit setzen sie Branchenstandards, um dem Flottenbetreiber Sicherheit und Transparenz beim Management seines Fuhrparks zu bieten. Der neueste Branchenstandard ist “VMF Service Plus – der automatisierte Prozess für Wartung & Inspektion.”
Weitere verifizierte Informationen zu allen Fragen des Flottenleasing, Fuhrparkmanagement und zum Markt finden Sie unter www.vmf-fuhrparkmanagement.de.
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