Unter Mitwirkung des Hamburger Scandienstleisters führt der Zweckverband Südwestfalen-IT derzeit Projekte zur Einführung elektronischer Rechnungsverarbeitung bei verschiedenen Kommunen durch.
Hamburg. Die Uhr tickt: Ab November 2020 müssen alle öffentlichen Auftraggeber auf Bundes-, Länder- und Kommunalebene in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Der Zweckverband Südwestfalen-IT unterstützt seine Kunden bei der Vorbereitung darauf und setzt hierbei auf die Digitalisierungskompetenz der Cocq Datendienst GmbH.
Die Südwestfalen-IT (SIT) entstand Anfang 2018 aus einem Zusammenschluss der Unternehmen Citkomm mit Sitz in Hemer und KDZ Westfalen-Süd aus Siegen. Cocq war bereits seit 2015 gesetzter Partner von Citkomm für die Digitalisierung. Die Zusammenarbeit wird derzeit vor dem Hintergrund der Einführung der XRechnung intensiviert, mit der sich kommunale Verwaltungen als Kunden der SIT derzeit beschäftigen müssen. Rechtliche Basis ist die EU-Richtline 2014/55/EU. Deren Ziel ist es, die Digitalisierung voranzutreiben und damit Arbeitsprozesse zu vereinfachen, zu beschleunigen sowie Kosten zu sparen. Mit dem Format der XRechnung werden in Deutschland die Anforderungen der Richtlinie umgesetzt. Es wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT Planungsrates von Bund und Ländern entwickelt und stellt einen Standard dar, der die Anforderungen der EU-Richtlinie erfüllt, allgemein verfügbar und dauerhaft auf einem aktuellen Stand ist.
Eine XRechnung ist ein strukturierter, standardisierter Datensatz im XML-Format, der elektronisch versendet und automatisch verarbeitet werden kann. Reine E-Mails und PDF-Dateien sowie eingescannte Papierrechnungen entsprechen damit nicht den EU-Vorgaben, da es ihnen an Standardisierung und Struktur mangelt. Sie sind somit keine E-Rechnungen. Allerdings ist diese Art von Rechnungen aber heute noch vielfach Realität, wenngleich sie dem Ideal der E-Rechnung nicht gerecht werden. Deshalb bedarf es eines “Konvertierungs-Dienstleisters” wie Cocq, der Papier- und E-Mail-Rechnungen digitalisiert, die darin enthaltenen Daten ausliest und in das XML-Format der X-Rechnung überführt.
Genau dies erledigt Cocq für den Märkischen Kreis, der voraussichtlich bis Ende 2019 monatlich rund 1.800 kreditorische Eingangsrechnungen erhält. Hier gehen auch E-Mails mit PDF-Rechnungen an ein neu eingerichtetes Postfach von Cocq und werden tagesaktuell bearbeitet. Die fertigen Dateien übermittelt der Scandienstleister zweimal täglich per gesicherter FTP-Verbindung an einen Austausch-Server bei der SIT. Von dort übertragen die Kreisverwaltungen die Dateien in ihre eigenen Fachanwendungen. So kann der Märkische Kreis vollständig auf XRechnung umstellen, auch wenn der Hauptteil des täglichen Rechnungseingangs weiterhin in Papierform oder per E-Mail eintrifft. Die Verwaltung vollzieht damit den Schritt in Richtung Digitalisierung und Einführung kommunaler E-Akten.
Über Cocq Datendienst:
Die Cocq Datendienst GmbH unterstützt ihre Kunden auf dem Weg zu schnellen und effizienten Geschäftsprozessen. Dazu bildet das Unternehmen mit Sitz in Hamburg-Bergedorf das komplette Spektrum der Digitalisierung rund um die Themen Scandienstleistung, Dokumentenmanagement und Datenextraktion ab.
Seit mehr als 50 Jahren hilft Cocq Datendienst Unternehmen aller Branchen bei der praxistauglichen und zeitgemäßen Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse. Die Angebotsbandbreite reicht von der ad-hoc-Digitalisierung von Aktenbeständen, über die vollständige Digitalisierung des Post- und Rechnungseingangs sowie der gezielten Extraktion und Validierung von Daten bis zu deren Hosting im eigenen Online-Archiv. Für die aktuell 70 Mitarbeiter/innen ist dem norddeutschen Traditionsunternehmen kein Projekt zu komplex. Dabei wird die Dienstleistung stets eng in die Systeme und Prozesse der Kunden integriert.
Zahlreiche namhafte deutsche und internationale Unternehmen vertrauen seit vielen Jahren auf die Kompetenz der Cocq Datendienst GmbH, darunter die Deutsche Bahn AG, die Firma Hauni oder die Daimlertochter myTaxi.
Weitere Information: www.cocq.de
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