160 Schlüssel für Kundenaufträge, 150 Schlüssel für Fahrzeuge: Wie bekommt man die so geordnet, das jeder Mitarbeiter sofort die richtigen Schlüssel für den jeweiligen Auftrag parat hat? Vielleicht mit einem XXL-Schlüsselbrett und fleißigen Menschen, die viel Zeit fürs Sortieren und Ablegen aufbringen? Kann man so machen. Ist aber aufwendig, fehleranfällig und manchmal nicht so gut für die Nerven. Oder man geht, wie die Firma Quathamer, den Weg der Digitalisierung. Und zwar konsequent. Ersetzt das Schlüsselbrett durch einen digitalen Schlüsselschrank und geht noch einen entscheidenden Schritt weiter: Arbeitet mit einer passgenauen Schnittstelle zwischen der Tourenplanung von geoCapture und dem digitalen Schlüsselschrank. „Das ist eine super Sache. Effizient, anwenderfreundlich, flexibel“, sagt John-Paul Müller über die Benefits dieser Kombination.
John-Paul Müller ist Projektleiter beim Garten- und Landschaftsbauer Quathamer in Bad Zwischenahn. Er kümmert sich u.a. um die Digitalisierung und ist einer der Einsatzleiter für den Winterdienst, der zu den Geschäftsfeldern der Quathamer GmbH gehört. Dort ist das Schlüsselmanagement besonders gefragt, denn für bestimmte Aufträge braucht man nachts den Zugang auf das jeweilige Gelände. Früher ging das so: Die Teams kamen nachts ins Büro und holten sich Aktenordner für die jeweilige Tour. Da drin: Tourenbeschreibung auf Papier, Anschrift der Objekte, die passenden Schlüssel, falls der Winterdienst auf ein abgeschlossenes Gelände musste, etwa ein Krankenhausareal oder einen Gewerbebetrieb. Alles per Hand zusammengestellt. „Da war man froh, wenn alle vom Hof waren und alle die richtigen Schlüssel hatten“, erinnert sich Müller. Und wenn nicht? „Tja, da musste jemand los und sozusagen Schlüsseldienst für die Kollegen vor Ort spielen und denen den passenden Schlüssel bringen.“ Wenn der Winterdienst die Arbeit dann erledigt hatte und die Autos in der Halle standen, sortierte die Mannschaft im Büro die Schlüssel wieder ans XXL-Schlüsselbrett zurück – quasi die Extraschicht danach. Nach einer dieser typischen Winterdienstnächte fasste John-Paul Müller – bevor er ins Bett fiel – den Entschluss: „Das muss doch einfacher gehen…“
Nämlich mit einem digitalen Schlüsselschrank von ECOS. Zugang per RFID-Chip, Schlüssel für Fahrzeuge und Objekte mit einem festen Steckplatz, umfassende Protokollierung (wer hat wann den Schrank geöffnet, welche Schlüssel wurden entnommen?) und viele Features mehr. So weit, so gut. Aber könnte man das Ganze nicht noch wesentlich effizienter gestalten, wenn man die Tourenplanung von geoCapture, die bei Quathamer schon implementiert war, mit dem ECOS-Produkt vernetzt? „Könnt ihr…?“, wollte John-Paul Müller wissen. „Na klar“, lautete die Antwort von geoCapture.
Dank der passgenauen Schnittstelle von geoCapture ist das Schlüsselmanagement jetzt ganz einfach. Jeder Schlüssel ist dem jeweiligen Objekt in geoCapture zugeordnet. Bei der Tourenplanung werden die Stationen und das passende Fahrzeug zusammengestellt. Je nach Auftrag rückt großes Gerät aus (Traktor mit Räumschild und Streugerät etwa) oder auch ein kleineres Fahrzeug mit Anbaugeräten. Manchmal reicht auch die Pritsche mit Besen, Schneeschieber und Streusalzeimer. Die Daten aus der Tourenplanung werden an den digitalen Schlüsselschrank übergeben – und damit ist der Job erledigt.
Müller: „Der Mitarbeiter sieht seine Tour in der geoCapture-App auf dem Tablet. Ein Schlüsselsymbol an einem Objekt zeigt: Hier brauchst du einen Schlüssel. Schrank mit dem Chip öffnen, am Display des Schranks das Kennzeichen des Fahrzeugs eingeben, mit dem man die Tour fährt. Dann leuchten an den Schlüsseln, die man braucht, blaue LEDs auf. Los geht‘s.“ Kein Sortieren, keine Schlüssel, die am falschen Platz sind, kein Ärger, wenn mitten in der Nacht der richtige Schlüssel fehlt und man nicht auf das Gelände kommt. Wenn beim Entnehmen ein Schlüssel vergessen wird, erscheint ein rotes Warnsymbol in der App. Nach der Tour wird der Schlüssel wieder an seinen Platz gesteckt – und fertig. Das Fazit von John-Paul Müller: „Das ist einfach zu bedienen, unsere Leute kommen super klar damit. Und unsere Winterdienstnächte sind entspannter geworden.“
Die Benefits der Vernetzung des digitalen Schlüsselschranks mit der geoCapture-Tourenplanung:
- Mitarbeiter haben in der geoCapture-App alle benötigten Schlüssel im Blick
- Warnung in der App, wenn benötigte Schlüssel nicht entnommen werden
- Fehlende oder falsche Schlüssel, die Mehraufwand verursacht haben (Arbeitszeit/Kosten), gehören der Vergangenheit an
- Manuelle Bereitstellung von Schlüsseln für Touren und Sortierung nach den Touren entfällt, daher erhebliche Zeit- und damit Kostenersparnis
- Protokollierung von Schlüsselentnahmen durch den Schlüsselschrank