Köln/Kempen. Die TÜV Rheinland Plus GmbH als Zulassungsdienst des TÜV Rheinland profitiert ab sofort von einem deutlich reduzierten Aufwand beim Controlling von Aufträgen, deren Abarbeitung und dem Zahlungsfluss. Denn docXtrans®, die Lösung für erweitertes Dokumentenmanagement von GEDAK IT Solutions, hilft den Mitarbeitern, die anfallende Datenflut schnell und zuverlässig zu bewältigen.
Bisher musste das Personal viel Zeit verwenden, um abzugleichen, ob die tatsächlich angefallenen Gebühren für Zulassungserledigungen mit den angelegten Aufträgen und den erfolgten Zahlungen übereinstimmen. Denn die circa 250 Beschäftigten an 15 Standorten bearbeiten nicht nur mehr als 400.000 Vorgänge rund um die Zulassung, Ab- oder Ummeldung von Fahrzeugen im Jahr, sondern kontrollieren zudem sehr heterogene Belege. Diese unterscheiden sich zum Beispiel in ihrem Format und ihrer Struktur, sodass eine standardisierte Dokumentenmanagementlösung diese in der Form nicht verarbeiten kann. Deshalb erfolgten Bearbeitung und Prüfung der Belege bisher manuell.
Unterstützung maßgeschneidert
“Um diesen Prozess effizienter zu gestalten, haben wir zunächst online nach einer individualisierten Dokumentenmanagementlösung gesucht. Unsere Primärziele waren das Scannen, Archivieren und Auslesen von Quittungsbelegen mit dem Ziel, die manuellen Tätigkeiten zu reduzieren, die physische Ablage abzulösen und Prüfungen, Recherchen sowie Datenanreicherungen mit bestehenden Systemen zu ermöglichen”, erklärt Florian Cichon, Geschäftsführer der TÜV Rheinland Plus GmbH. Dabei stieß das Unternehmen auf GEDAK, die in einer anschließenden Präsentation mit ihrer Lösung docXtrans überzeugte.
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