Effizienz in der Arztpraxis – Optimierungsmöglichkeiten für eine bessere Patientenbetreuung

Der Alltag in einer Arztpraxis ist oftmals stressig und es ist schwer, den Überblick über alle Abläufe zu bewahren.

Der Alltag in einer Arztpraxis ist oftmals stressig und es ist schwer, den Überblick über alle Abläufe zu bewahren. Sowohl dem Arzt selbst als auch den Angestellten kann die viele anfallende Arbeit schnell über den Kopf wachsen, was für die Patienten zu längeren Wartezeiten und Frust führen kann. 

Damit es nicht zu Verzögerungen kommt oder sogar dazu, dass Patienten weggeschickt werden müssen, können Praxen einige Tools und Tricks nutzen, um Abläufe zu optimieren und so Zeit zu sparen. 

Digitale Lösungen für effiziente Abläufe

Es gibt immer mehr Software und digitale Tools, die den Arbeitsalltag verschiedener Branchen erleichtern. Auch Arztpraxen profitieren von diesen Fortschritten und können dank solcher Anwendungen effizienter arbeiten. Beispiele für digitale Tools, die in Praxen verwendet werden können, sind:

• Viele Praxen nutzen Online-Terminbuchungssoftware, um lange Wartezeiten und Gespräche am Telefon zu vermeiden. So wird der Empfang entlastet und die Terminvereinbarung ist auch für die Patienten leichter und schneller.
• Die digitale Anamnese hat den Workflow für sowohl Ärzte als auch deren Mitarbeiter und Patienten revolutioniert. Durch diese und die digitale Aufklärung ersparen sich Patienten das Ausfüllen langer Fragebögen vor Ort und die Ärzte können sich besser auf komplizierte Fälle vorbereiten, da sie die relevanten Informationen schon im Voraus haben. 
• Um den Empfangsmitarbeiterin noch mehr Zeit am Telefon zu ersparen und ihnen die Möglichkeit zu geben, sich voll und ganz auf die anwesenden Patienten zu konzentrieren, gibt es den KI-Telefonassistenten. Dieser kann neben der Online-Terminbuchungssoftware Auskunft über Termine liefern und leichte Anfragen beantworten. 

Damit die digitalen Lösungen gut genutzt werden können und die Arbeit tatsächlich erleichtern, sollten bei Einführung alle Mitarbeiter geschult werden. Tolle Software-Möglichkeiten bringen einer Praxis nur wenig, wenn das Personal damit nicht umgehen kann. 

Personalmanagement und Workflow

Die Organisation in der Praxis ist der Schlüssel zu einem guten Arbeitsumfeld, in dem schnell, effizient und ordentlich gearbeitet werden kann. Vor allem das Personalmanagement ist hier ein äußerst wichtiger Faktor. Optimierte Schichtpläne helfen zum Beispiel dabei, Wartezeiten zu minimieren und den Angestellten die Zeit zu geben, ihre Arbeit gut und nicht hektisch zu erledigen. Vor allem zu Stoßzeiten wie montags morgens ist es gut, wenn etwas mehr Personal eingeplant wird, um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren. 

Damit es während der Untersuchungen nicht zu Verzögerungen kommt, könnten feste Checklisten und Abläufe sinnvoll sein. Diese helfen Mitarbeitern dabei, nichts Wichtiges zu vergessen und keine Zeit zu verlieren. 

Ein anderer Teil des sinnvollen Personalmanagements könnte das Outsourcing bestimmter Aufgabenbereiche sein. Das bedeutet, dass man einige To-dos an externe Unternehmen abgibt. Dieses Vorgehen ist in vielen Arztpraxen Standard und wird vor allem für die Buchhaltung, Steuererklärungen und Abrechnungen genutzt. 

Feedbackkultur aufbauen

Um zu sehen, wie die Neuerungen zur Effizienzoptimierung ankommen, ist es sinnvoll, sowohl Mitarbeitende als auch Patienten zu befragen. Die Umfragen sollten möglichst anonym sein, damit sich jeder traut, die ehrliche Meinung zu sagen. Basierend auf den Ergebnissen dieser Umfragen können die Maßnahmen reflektiert und eventuell nochmals optimiert werden. So kann man sichergehen, dass die Praxis langfristig gut läuft und sich alle Mitarbeiter und Patienten wohlfühlen.