In vielen Unternehmen ist ERP längst unverzichtbar geworden

Die Software basiert auf MRP-Systemen und wurde zu Beginn von großen Autofabriken sowie in der Folge von weiteren produzierenden  Unternehmen genutzt.

ERP steht für „Enterprise Ressource Planning“. Die Software basiert auf den in den 60-er-Jahren entwickelten MRP-Systemen und wurde zu Beginn unter anderem von großen Autofabriken sowie in der Folge von weiteren großen, produzierenden Unternehmen genutzt. Erst allmählich verlagerte sich der Fokus: Nach der Produktion wurden weitere Funktionen innerhalb der Unternehmen in das System integriert, sodass am Ende die ERP-Software-Lösungen entstanden, die wir heute kennen. Im Gegensatz zu den Anfängen werden die Systeme mittlerweile auch von zahlreichen kleineren und mittelständischen Unternehmen genutzt, da sie sich auf die unterschiedlichen Bedürfnisse individuell anpassen lassen.

ERP soll innerhalb der Ressourcenplanung interne Abläufe erleichtern und die Planungsprozesse unterschiedlicher Bereiche eines Unternehmens nahtlos miteinander verzahnen. Im Endeffekt handelt es sich bei einer ERP-Software um eine Datenbank, die einerseits die verschiedenen Bereiche im Unternehmen umfasst, andererseits jedoch von nur einer einzigen Position verwaltet werden kann. Auf diese Weise lässt sich effizient verhindern, dass an unterschiedlichen Stellen im Unternehmen teilweise dieselben Abläufe stattfinden, wodurch unnötig Ressourcen gebunden werden und darüber hinaus die Gefahr von Konflikten innerhalb der Anwendungen entsteht. ERP-Lösungen decken die Anforderungen sowohl von Human Ressources, Vertrieb und Marketing, als auch von Einkauf, Materialwirtschaft, Controlling, Finanzen und Produktion ab. Die Möglichkeiten von ERP sind allerdings selbst an dieser Stelle noch nicht erschöpft. Vielmehr lassen sich über die Verbindung der Abteilungen und ihrer Bedarfe hinaus auch mehrere Werke mitsamt ihrer jeweiligen Schwerpunkte durch die Software abdecken.

Lastenheft und Pflichtenheft: zwei unterschiedliche Ansätze für das perfekte System

Wer sich mit dem Thema „ERP“ beschäftigt, stößt schnell auf folgende Fragen: Was ist ein Lastenheft, was ein Pflichtenheft und worin unterscheiden sich die beiden Instrumente? Zunächst einmal hat das Unternehmen beziehungsweise der Nutzer des ERP-Systems keinen direkten Einfluss auf das Pflichtenheft, denn dieses wird vom Software-Entwickler vorgegeben. Im Pflichtenheft wird festgelegt, auf welche Weise die Anforderungen des Nutzers umgesetzt werden. Es ist somit vor allem entscheidend für die Wahl der für das Unternehmen am besten geeigneten ERP-Software. Im Gegensatz dazu entscheidet der Nutzer, welche Anforderungen für sein Unternehmen relevant sind und im Lastenheft eingetragen sein müssen. Ohne entsprechende Vorkenntnisse entstehen sehr schnell Fehler beim Erstellen eines Lastenheftes, die allerdings mit der richtigen Vorbereitung relativ komplikationslos vermieden werden können.

Mit einem Lastenheft lässt sich die ERP-Software optimal nutzen

Um sämtliche Möglichkeiten, die ERP den Unternehmen eröffnet, optimal nutzen zu können, sollte sehr viel Sorgfalt auf die Erstellung des Lastenheftes und seinen exakten Inhalt verwendet werden. Zu Anfang muss die Frage gestellt werden,welche Probleme mithilfe von ERP gelöst und welche Unternehmensziele erreicht werden sollen. Zu diesem Zweck ist es sinnvoll, sich intensiv mit der Software auseinanderzusetzen, sämtliche Fachabteilungen in den Entscheidungsprozess mit einzubeziehen und ausreichend Zeit sowie Gewissenhaftigkeit für die Erarbeitung des Lastenheftes aufzuwenden. Spätere Änderungen können in aller Regel nur mit viel Aufwand umgesetzt werden. Bei der Festlegung der Ziele und ihrem Detailgrad heißt es dann, den richtigen Mittelweg zu finden. Zu wenig Tiefe sorgt dafür, dass die Möglichkeiten des ERP-Systems nicht ausgeschöpft und avisierte Ziele nicht erreicht werden, zu viel Tiefe dagegen steht einem optimalen Handling durch den enormen Umfang, den das Lastenheft erreicht, im Wege. Um bei diesem wichtigen Schritt zur Einführung des ERP-Systems Fehler zu vermeiden, kann ein externer ERP-Berater sinnvoll sein, der den Unternehmen bei der richtigen Zusammenstellung der Anforderungen sowie bei allen aufkommenden Fragen mit Kompetenz zur Seite stehen kann.