Die Vorsorge gegen den plötzlichen Ausfall des Unternehmenschefs, z.B. durch schwere Krankheit oder einen Unfalltod, ist in vielen inhabergeführten Firmen unzureichend. Viele Führungskräfte schließen zwar eine Risikolebensversicherung ab, doch die Geldzahlungen lösen nur selten die entstandene Lücke in der Unternehmensleitung. Oft steht und fällt ein klein- und mittelständisches Unternehmen mit seinem Inhaber. Wie kann das nötige Wissen gesichert und ein potentieller Nachfolger eingearbeitet werden? Ein notariell beglaubigter und jährlich aktualisierter Notfallplan ist in dieser Situation enorm wichtig.
In diesem Notfallplan werden eine Reihe besonders wichtiger Fragen geklärt und beantwortet. An erster Stelle steht ein Vertretungsplan, in dem definiert ist, wer im Notfall die Nachfolge in der kurz- und langfristigen Leitung des Unternehmens antritt. Eine Art Krisenstab, in den auch die Führungskräfte eingebunden sind, verteilt die Lasten in dieser schwierigen Situation und sichert darüber hinaus wichtiges Wissen.
Wenn ein Unternehmer durch ein blitzartiges Unglück längere Zeit bewusstlos bleibt, ist zu klären, wer ihn betreut bzw. juristisch vertritt. Es ist sinnvoll und empfehlenswert, diese Personen vorher selbst auszuwählen, als dies möglicherweise – für den Fall eines dauerhaften Komazustands – einem Vormundschaftsgericht zu überlassen. Hierzu gehört auch das Aufsetzen einer Patientenverfügung und eines Testaments, das in Einklang mit dem Gesellschaftsvertrag des Unternehmens steht.
Neben privaten Vollmachten sind besonders Firmenvollmachten wichtig, um das operative Geschäft am Laufen zu halten. Hier ist sauber zu regeln, wer welche Vollmachten und den Zugriff auf Firmenkonten erhalten soll. Notariell festzulegen sind auch die Dauer und der Geltungsbereich der Vollmachten.
Sehr hilfreich für potentielle Nachfolger ist eine Liste aller finanziellen und juristischen Geschäftspartner, wie Banken, Versicherungen, Steuerberater oder Rechtsanwälte, in der die vollständigen Kontaktdaten, Policen und Bankdaten verzeichnet sind. Dies spart im Krisenfall wertvolle Zeit und Nerven. Ebenso wichtig ist ein schneller Zugriff auf alle Bilanzen, Jahresabschlüsse, Kontoauszüge und Vermögensaufstellungen.
Um das Unternehmen in der ersten Zeit strategisch auf der Linie des ausgefallenen Inhabers zu halten, ist eine Dokumentation aller strategischen Überlegungen und Geschäftsideen wertvoll. Für gegenwärtig laufende größere Projekte oder Aufträge sind aktuelle Statusberichte notwendig, die am besten in einem eigenen Notfallordner aufbewahrt werden. Daneben ist natürlich ein komplettes Kunden- und Lieferantenverzeichnis ein Muss, in dem alle Geschäftsverbindungen und Vereinbarungen – inkl. möglicher Besonderheiten – dokumentiert sind.
Hilfreich kann auch ein Schlüsselverzeichnis sein, aus dem zu entnehmen ist, wer welche Schlüssel ausgehändigt bekommen hat sowie ein Verzeichnis mit Zugriffsrechten und den Passwörtern für die wichtigsten Computer, Anwendungen und möglicherweise externe Internetportale.
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Jahrgang 1965, Businesstrainer, Berater und Coach, Diplom-Betriebswirt, Dozent an der FH Aachen für Unternehmensgründung und Persönlichkeitsentwicklung, Reiss Profile Master, geprüfter Trainer und Berater nach BDVT und BaTB, zertifizierter Verkaufsleiter Deutsche Verkaufsleiter-Schule.
Er schöpft aus über 20 Jahren erfolgreicher Berufserfahrung in Marketing und Vertrieb, davon allein 15 Jahre in diversen Managementfunktionen, zuletzt als Geschäftsführer.
Als Spezialist für die Bereiche Führung und Vertrieb bietet er mittelständischen Unternehmen aus Industrie und Dienstleistung drei Schwerpunkte an: Business-Coaching, Firmentrainings sowie Offene Abendtrainings.
Michael Fridrich erhielt 2009 einen Trainerpreis in der Kategorie “Bestes Seminarkonzept”, 2012 einen Unternehmerpreis und ist darüber hinaus ein gefragter Redner und Autor verschiedener Fachbeiträge, u.a. in der Zeitschrift Spitzenkompetenz, Spiegel Online, Zentrada, Außendienst Informationen. Der Experte für Führung und Vertrieb redet und handelt einfach Klartext.
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