In den meisten deutschen Büros herrscht eine Zweiteilung. Auf der einen Seite der digitale Bereich mit Einzel- und Netzwerkrechnern, auf der anderen Seite Unterlagen und Dokumente in Papierform. Das sorgt mitunter für Chaos und vor allem dafür, dass Zeit verloren geht. Zeit, die mit der Suche nach Inhalten aufgewendet wird. Mit PaperOffice 2019 lassen sich die Zweiteilung und damit unnötige Zeitverluste in den Griff bekommen.
Die perfekte Software zur Dokumentenverwaltung, das ist PaperOffice 2019. Sie steht für das wirklich papierlose Büro, indem sich analoge Formen von Unterlagen auf ihr notwendiges Mindestmaß reduzieren und alle Inhalte übersichtlich im Rechner oder im Netzwerk zur Verfügung stehen.
Buchhalter, Sekretärinnen, Einkäufer, Sachbearbeiter, Disponenten und viele weitere Berufsgruppen sind täglich damit beschäftigt, Vorgänge administrativ zu bearbeiten. Oft ist dabei die Arbeit des einen Mitarbeiters von der eines anderen abhängig. Genau wie es in der Produktion eine Fertigungs- oder Prozesskette gibt, genauso besteht eine administrative Bearbeitungskette. Nicht zu vergessen die verwaltungstechnische Verbindung zwischen Produktion und Administration. Sehr oft gehen hierbei digitale Vermittlungswege, wie etwa eine E-Mail, gleichzeitig mit analogen Unterlagen, die per Hauspost unterwegs sind, Hand in Hand. Diese schon lange eingebürgerte Vorgehensweise birgt Risiken in sich und es ist im Grunde eine Notlösung. Sicher würden viele Entscheidungsträger gerne ganz auf den analogen Weg verzichten, sind jedoch aufgrund des fehlenden Tools hierzu nicht in der Lage. Der Knackpunkt hierbei ist die sofortige Digitalisierung analoger Unterlagen und deren Bereitstellung im internen Netzwerk. Mit Paperoffice 2019 ist eine Dokumentenverwaltungssoftware am Markt, die genau dies und noch viel mehr kann.
Paperoffice 2019 – es ist an der Zeit
Große analoge Archive gehören nach wie vor zu den eher unbequemen und unpraktischen Bestandteilen eines Betriebes. Diese zu digitalisieren, benötigt Zeit, das entsprechende Equipment und natürlich eine gute Scannersoftware sowie eine mindestens genauso gute OCR-Texterkennung. Doch was ist mit den täglich anfallenden Unterlagen in Papierform? Rechnungen, Frachtscheine, Begleitbriefe, von Sendungen oder auch Bedienungsanleitungen für neue Geräte und dazugehörige Garantiescheine, um nur ein paar Beispiele zu nennen? Deren Digitalisierung lässt oft auf sich warten, weil schlicht das Personal und die Zeit fehlen. In der Folge wächst der analoge Berg.
Paperoffice 2019 macht es möglich, das aus analogen Papieren dort digitale Inhalte werden, wo sie anfallen. Das Dokumentenverwaltungssystem von PaperOffice erlaubt die Einbindung von Handys oder Tablets, um aus analogen Papieren digitale Files zu machen. Eine intelligent aufgebaute Indexierung übernimmt dabei über eine Stichworteingabe die Zuordnung jeder Unterlage zum richtigen Vorgang. Durch die eigene Suchmaschine in Paperoffice lassen sich anschließend alle Dokumente aufrufen und ansehen. Je nach Bedarf werden erfasste Schreiben mittels OCR-Texterkennung umgewandelt, um sie mit der kompatiblen Office-Software bearbeiten zu können.
Doch PaperOffice 2019 ist weit mehr als einfach nur ein Erfassungssystem. Es ist das ideale Dokumentenmanagement für Netzwerke oder Einzelplatzrechner und bietet Kostenvorteile, die in kurzer Zeit eine Amortisation erlauben. Über PaperOffice erfolgt genauso die Dokumentzentralisierung wie auch die Workflowzuweisung. Dabei arbeitet PaperOffice mit jeder bereits vorhandenen Büro-Software zusammen.
PaperOffice 2019 macht aus dem reinen Schlagwort des papierlosen Büros endlich Wirklichkeit, effektiv und unkompliziert.