Insbesondere die Umstellung des Lastschrifteinzugs erfordert Zeit
Ludwigsburg, 19.12.2013. Ab dem 1. Februar 2014 gilt der einheitliche europäische Zahlungsverkehrsraum SEPA. Doch vor allem bei der Umstellung auf den SEPA-Lastschrifteinzug könnte für viele Firmen die verbleibende Zeit knapp werden. Insbesondere dann, wenn neue schriftliche Ermächtigungen der Kunden erforderlich sind, ist ein zeitlicher Vorlauf von mehreren Wochen einzuplanen.
Für Unternehmen, denen schriftliche Ermächtigungen ihrer Kunden zum bisherigen Lastschrifteinzug vorliegen, reicht es aus, wenn sie ihre Kunden per Umdeutungsschreiben darüber informieren, dass der Lastschrifteinzug auf SEPA umgestellt wird. Demgegenüber benötigen Firmen, die die Einwilligung zum Lastschriftverfahren per Internet oder Mail eingeholt haben, ab dem 1. Februar 2014 eine neue schriftliche Ermächtigung des Kunden. Liegt diese nicht vor, dann erfolgt der Einzug ab dem 1. Februar 2014 nicht rechtmäßig. “In solchen Fällen kann es aufgrund ausbleibender Geldzuflüsse zu Liquiditätsengpässen kommen”, sagt Andreas Hermanutz, Geschäftsführer Marketing und Vertrieb der Wolters Kluwer Software und Service GmbH, des Herstellers der Rechnungswesenlösung ADDISON.
Vorteil durch frühes Handeln
Anwender der ADDISON-Software wurden im Zuge eines Software-Updates bereits Mitte des Jahres mit der SEPA-Funktionalität ausgestattet und sind zum großen Teil heute bereits SEPA-fähig. Gut vorbereitet ist etwa das Kanzleinetzwerk ECOVIS Grieger Mallison, das rund 30 Steuerkanzleien in Norddeutschland umfasst. Steuerberaterin und Dipl.-Kauffrau Anne Thätner ist in der zentralen Qualitätssicherung tätig, die ihren Sitz in der Rostocker Niederlassung hat und als fachliches Back-Office die Partner-Kanzleien stets auf dem aktuellen Stand hält. Die SEPA-Umstellung wurde so organisiert, dass im Oktober Kolleginnen und Kollegen aus allen Kanzleien zu einer von Wolters Kluwer durchgeführten SEPA-Schulung nach Rostock kamen. Die Vorgehensweise beim Lastschriftverfahren sieht so aus, dass die Kanzleien ihren Mandanten mit der Zustellung der monatlichen Auswertungen aus der Finanzbuchhaltung auch die Formulare für die Lastschrift-Vollmachten zustellen. Beim nächsten Einreichen der Buchhaltungsunterlagen liefern die Mandanten die ausgefüllten Vollmachten zurück an die Kanzlei. “Auf diesem Weg haben wir bereits einen großen Teil der Vollmachten erhalten”, sagt Anne Thätner. Sie rät Unternehmen, die das Lastschriftverfahren nutzen und die SEPA-Migration bisher noch nicht begonnen haben, mit Hochdruck an dem Einholen der Vollmachten zu arbeiten, um den Prozess rechtzeitig zum 1. Februar abschließen zu können.
SEPA-Umstellung in einer Stunde
Unternehmen, bei denen es ausschließlich um die Umwandlung von Kontonummern und Bankleitzahlen zu IBAN und BIC geht, können bei einer entsprechend vorbereiteten Software mit schneller Umsetzung rechnen. Der Anlagenbauer WWV Wärmeverwertung mit Hauptsitz in Bremen hat die Konvertierung in einer Stunde durchgeführt, wie Dipl.-Kfm. Heiko Riefenstahl, Leiter des Finanz- und Rechnungswesens, erklärt. “Unsere Wolters-Kluwer-Beraterin hat diesen Job quasi nebenbei erledigt. Das lief reibungslos und ohne Fehler.” Damit war die SEPA-Umstellung für den gesamten Konzern erledigt, der sich aus sechs Gesellschaften und zwei Komplementärgesellschaften mit 375 Mitarbeitern in europaweit elf Niederlassungen zusammensetzt.
Ein weiterer ADDISON-Anwender, der sich früh mit dem SEPA-Thema beschäftigt hat, ist die Meckesheimer SERO PumpSystems GmbH: Christa Krauß, Leiterin Rechnungswesen beim Hersteller von Seitenkanalpumpen mit 50 Mitarbeitern, sieht der Umstellung daher gelassen entgegen: “Wir arbeiten mit der ADDISON-Finanzbuchhaltung und haben dafür ein Update erhalten, für das keine Zusatzkosten angefallen sind.” Damit werden unter anderem verschiedene Automatisierungsfunktionen für die künftige Zahlungsträgererstellung im SEPA-Format zur Verfügung gestellt. “Unsere Aufgabe war es dann lediglich, diese konvertierten Daten zu überprüfen. Bei unserem Check, der zwei, drei Tage gedauert hat, haben wir keine Fehler entdeckt.”
Über Wolters Kluwer Software und Service und ADDISON
Die Wolters Kluwer Software und Service GmbH ist Hersteller der Produktlinie ADDISON, einer führenden Softwarelösung für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, mittelständische Unternehmen und Handwerksbetriebe in Deutschland. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Ludwigsburg beschäftigt rund 450 Mitarbeiter und betreut an 21 Standorten über 20.000 Kunden, darunter 6.000 Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzleien.
Die ADDISON-Software bietet eine integrierte Gesamtlösung für das Finanz-, Rechnungs-, Personalwesen und Controlling sowie die Kanzleiorganisation. Durch zukunftsweisende Technologie, Prozessorientierung und Bedienungsfreundlichkeit ermöglicht ADDISON erhebliche Produktivitätsvorteile gegenüber vergleichbarer Software. Weitere Informationen finden Sie unter www.addison.de
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