Software für Unternehmen – diese Anwendungen werden benötigt

Mit der Hilfe von Programmen für beispielsweise die Reisekostenabrechnung oder das Projektmanagement werden die betrieblichen Prozesse strukturiert & optimiert.

Unternehmen greifen auf Software zurück, um den Geschäftsalltag zu strukturieren. Es zeigt sich, dass je nach Art, Branche und Größe des Unternehmens unterschiedliche Tools notwendig sind. Bei diesen Programmen kann es sich beispielsweise um die Kommunikationswege, die Buchhaltung oder das Kundenmanagement handeln. Die technischen Hilfsmittel stellen sicher, dass Aufgaben, Arbeitsprozesse und geschäftliche Abläufe effektiver und zeitsparender durchgeführt werden können. Infolgedessen sind die Unternehmen in der Lage, mit den Wettstreitern auf dem Wirtschaftsmarkt zu konkurrieren. Nichtsdestotrotz existiert auch Software, welche die Wirtschaftlichkeit aller Unternehmen beflügeln können. Im folgenden Artikel geben wir Ihnen einen Einblick in verschiedene Softwareprogramme und zeigen Ihnen, wie der Einsatz von Technik zur Steigerung des Umsatzes beitragen kann.

Programme, die jedes Unternehmen benötigt

Unternehmen müssen täglich eine Vielzahl an Aufgaben bewältigen. Sind diese im kleinen Rahmen möglicherweise noch überschaubar, kann man bei hoher wirtschaftlichen Tätigkeit schnell den Überblick verlieren. Die Bedienungsoberflächen stellen sicher, dass der Geschäftsalltag strukturiert und geordnet abläuft und die Angestellten in ihrer Tätigkeit unterstützt werden. Im 21. Jahrhundert ist die Digitalisierung außerdem so weit fortgeschritten, dass man als Unternehmen um die Basics nicht mehr herumkommt:

Finanzen

Die Buchhaltung ist eine mühselige Arbeit. So müssen die laufenden Geschäftsvorfälle überwacht und kontiert werden, Transaktionen bearbeitet werden und Steuererklärungen und Lohnabrechnungen verfasst werden. Für diese ungeliebten Tätigkeiten kann sich eine digitale Lösung lohnen. Denn vor allem bei der Dokumentation und Prüfung von Reisekosten kommt es regelmäßig zu Problemen, die mit einer Software – wie N2F – leicht aus dem Weg geräumt werden können.

Mithilfe einer App ist es somit möglich, Belege, Rechnungen, Quittungen und Kassenbons in Sekundenschnelle zu erfassen. Daten wie das Datum, die Ausgaben und die Umsatzsteuer werden automatisiert aufgenommen und zur weiteren Bearbeitung freigegeben. Die Nachweise werden nicht mehr benötigt, da sie digital gespeichert sind. Dementsprechend entstehen auch keine Unregelmäßigkeiten bei der Abrechnung. Darüber hinaus ist die Applikation in der Lage, Verpflegungs- und Kilometerpauschalen zu definieren. Die Eingaben können von Buchhaltern und Personalern geprüft und direkt an das Finanzamt weitergeleitet werden.

Datenschutz

Seit dem 28.5.2018 gilt die neue Datenschutzgrundverordnung. Der Schutz der personenbezogenen Daten wird in dieser besonders hervorgehoben. Kommt es zu Verstößen, muss mit Bußgeldern bis zu 20 Millionen Euro gerechnet werden. Zur Sicherung der Daten kann man auf Ein-Klick-Lösungen, Backup-Suiten mit Verschlüsselung oder Netzlaufwerke mit Backup zurückgreifen.

Anwendungen für die Büroarbeit

Zur Grundausstattung eines jeden Büros sollten folgende Programme gehören:

• Text- und Tabellenverarbeitung: zum Beispiel Microsoft Word oder OpenOffice
• Kommunikationstools: zum Beispiel Slack oder Discord
• Managementprogramme: zum Beispiel Asana, Trello etc. für die Organisation von Aufgaben und Projekten
• E-Mail Programme: zum Beispiel Gmail, yahoo, etc.

Anwendungen für große und mittelständische Unternehmen

Ab einer bestimmten Größe sollten CRM- und ERP-Programme in den Geschäftsalltag integriert werden. Auf dem Markt sind verschiedene Anbieter vorhanden, die sich durch individuelle Eigenschaften und Extras auszeichnen. Unternehmen sollten gründlich checken, auf welche Anforderungen nicht verzichtet werden können und sich dementsprechend für einen passenden Dienstleister entscheiden.

ERP

Das Kürzel ERP steht für den englischen Begriff “Enterprise Resource Planning”. Wie der Name schon vermuten lässt, hilft die Software bei der Verwaltung von Ressourcen. Dazu gehören beispielsweise die Materialien, das Zeitmanagement und die Lagerbestände.

Darüber hinaus sind Unternehmen durch ein ERP-System in der Lage, Schätzungen für die Produktion abzugeben, die Inventur zu vereinfachen und die betrieblichen Prozesse zu optimieren. Das bedeutet, dass der Einsatz eines ERP-Systems vor allem dazu beiträgt, Arbeitsprozesse zu verschlanken und Betriebsabläufe zu automatisieren.

CRM

Hinter den Initialen CRM versteckt sich der englische Begriff “Customer Relationship Managment”. Die Funktionsweise des Systems kann mit einer Kundendatenbank verglichen werden. Im Programm lassen sich die persönlichen Daten der Kunden vereinen. Es werden Adressen, Gesprächsnotizen, Namen und aktuelle Aufträge und Projekte vermerkt.

Durch das CRM-System kann nun sichergestellt werden, dass die Bestellungen der Kunden chronologisch und fristgerecht abgearbeitet werden. Dadurch wird gewährleistet, dass die Kundschaft zufriedengestellt ist und das Unternehmen regelmäßige Einnahmen generiert.