Gesundheitsexperten setzen auf Branchenkompetenz von TA Triumph-Adler, dem Dokumentenspezialisten im Klinikumfeld
Nürnberg, 04.02.2014. Ein durchgängiges Service-Konzept in puncto Dokumentenmanagement für 48 Kliniken – damit sparen die Sana Kliniken AG im Jahr rund 2,3 Millionen Euro. Dazu nutzt die führende private Krankenhausgesellschaft maßgeschneiderte Managed Document Services und einen einheitlichen Gerätefuhrpark der TA Triumph-Adler GmbH. Mit effizienten und transparenten Prozessen erzielen die Sana Kliniken dadurch höchste Servicequalität und Datensicherheit.
Im Jahr 2009 machte sich der Klinikverbund auf die Suche nach einem Partner im Dokumenten-Management. Der Auftrag: Die heterogenen Gerätefuhrparks der Kliniken sollten ausgetauscht und vereinheitlicht, die Arbeitseffizienz gesteigert, die Kosten massiv gesenkt werden. Drei Dienstleister wurden eingeladen, ein Angebot zu machen – darunter TA Triumph-Adler. “Ich hatte bereits früher positive Erfahrungen mit TA Triumph-Adler gemacht, deswegen waren wir an einem Angebot interessiert”, erklärt Bernd Christoph Meisheit, Geschäftsführer der Sana IT Services GmbH. Der Anspruch an den neuen Dienstleister war hoch. “Uns ist wichtig, dass unser Partnerunternehmen ebenso professionell arbeitet wie wir. Es muss bundesweit vertreten sein und besten Service bieten.”
Ziel: Einheitliches Servicekonzept für alle Kliniken
“Kliniken und Pflegeeinrichtungen stehen bei der Optimierung ihrer IT-Infrastruktur vor speziellen Herausforderungen, dies schließt auch sichere Dokumentenprozesse mit ein”, gibt Christopher Rheidt, Vice President TA Triumph-Adler GmbH, Sales & Service Group zu bedenken. “Bei der Verwaltung von Patientendaten müssen strenge Vorgaben erfüllt werden, die ein bereichsübergreifendes Prozesswissen erfordern. Bei TA Triumph-Adler verfügen wir über dieses Expertenwissen und können deshalb Lösungen bieten, die speziell auf die Bedürfnisse von Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen ausgerichtet sind. Unser Angebot erweitern wir stetig, um unsere Kunden im Gesundheitswesen noch besser und umfassender betreuen zu können”, so Rheidt weiter. In einem ersten Schritt besuchten die Experten von TA Triumph-Adler stellvertretend für alle Standorte drei Sana Kliniken und verschafften sich ein erstes Bild über den Ist-Zustand des Geräteführparks sowie die Dokumentenprozesse. Auf dieser Basis erstellten sie ein Angebot für die Optimierung. “Das Angebot und das darin enthaltene Seitenpreis-Konzept waren deutlich attraktiver und erfolgsversprechender als die Angebote der Wettbewerber”, so Meisheit.
Im zweiten Schritt haben die Experten alle Standorte unter die Lupe genommen, um die Sana Kliniken künftig bundesweit mit zugeschnittenen Managed Print Services aus einer Hand zu beliefern. Uwe Kroenke, Key-Account-Manager bei TA Triumph-Adler, erinnert sich: “Gemeinsam mit den Kollegen der Sana IT Services GmbH haben wir die Kliniken besucht, uns den Ist-Zustand des Gerätefuhrparks und die Arbeitsabläufe angeschaut.” Jeder Klinik-Besuch stellte das Team dabei vor neue Herausforderungen. “Starre Lösungen gibt es bei TA Triumph-Adler nicht. Die optimale Lösung ist immer eine individuelle Lösung. Wir sind auf Anforderungen, Prozesse und örtliche Begebenheiten eingegangen – und haben viel Überzeugungsarbeit geleistet”, erklärt er. Heute zeigen die Ergebnisse: Es hat sich gelohnt.
Hohe Einsparungen erzielt
“Wir haben durch die Zusammenarbeit mit TA Triumph-Adler fast 2,3 Millionen Euro gespart, allein durch die Homogenisierung und Reduktion des Gerätefuhrparks und die Umstellung auf Schwarz-Weiß-Druck als Standard. Und wir haben jederzeit eine maximale Transparenz über die Kosten unserer Systeme”, freut sich Meisheit. “Nach 18 Monaten hatten wir alle Kliniken umgestellt und die Anzahl der Systeme von fast 7.000 auf 4.000 Stück reduziert. Heute kommen 0,4 Drucker auf ein aufgestelltes Krankenbett – das ist ein sinnvoller Schnitt”, so Meisheit.
Auch das Thema Sicherheit spielt eine große Rolle. “Die Eingabe einer PIN ist bei uns eine Standardeinstellung und sorgt für eine höhere Datensicherheit. Und natürlich sind vorhandene Festplatten immer verschlüsselt. Patientenbezogene Daten werden dadurch noch stärker geschützt”, erklärt Kroenke. Darüber hinaus legt der Klinik-Verbund höchsten Wert auf eine zuverlässige und stabile Infrastruktur. Dementsprechend leistungsfähige Service-Levels liefert TA Triumph-Adler den Sana Kliniken deutschlandweit. Wenn einmal ein Standort eine Störung meldet, gilt der Service-Level “next business day”. Das bedeutet, dass spätestens am nächsten Tag das Drucken wieder funktioniert. Und wenn dann doch einmal eine Schneekatastrophe herrscht? “Dann haben wir mit einem Notfall-Konzept vorgesorgt und es kann nichts schiefgehen”, erklärt der Dokumenten-Experte sichtlich stolz.
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Die TA Triumph-Adler GmbH ist der deutsche Spezialist im Document Business und gehört mit 117 Jahren Historie zu den traditionsreichsten Marken in der ITK-Branche. Heute entwickelt und liefert TA Triumph-Adler ganzheitliche Managed Document Services (MDS), die den vollständigen Bearbeitungsprozess von Dokumenten abdecken. Ziel ist es, die voranschreitende Vernetzung und Mobilisierung von Bürotätigkeiten zu unterstützen. Die Leistungen beinhalten die individuelle Analyse und Beratung von Geschäftskunden, die Implementierung eines IT-basierten Dokumenten-Workflows und kontinuierliche Prozessoptimierung anhand der eigenen Asset- und Systemmanagementlösung TA Cockpit, u.a. ausgezeichnet mit dem IT-Innovationspreis 2011. Das Unternehmen ist Vollsortimenter im Dokumentenmanagement und verfügt mit der TA Leasing GmbH über einen eigenen Finanzdienstleister, der Geschäftskunden nahezu jede Form der Finanzierung ermöglicht. Persönliche Kundenbetreuung und flächendeckender, bundesweiter Service, zertifiziert durch den TÜV Süd, zeichnen TA Triumph-Adler aus. In Deutschland vertreibt das Unternehmen über den Direktvertrieb mit einem dichten Netz regionaler Solution Center an 35 Standorten, davon 29 Vertriebsstandorte. Darüber hinaus gibt es 13 weitere Standorte in 5 Ländern sowie Distributionspartner in EMEA. Die Gesellschaft übernimmt mit der Triumph-Adler Stiftung “Triumph für Kinder” (Kto. 5 260 500, BLZ 760 400 61) sozial- und gesellschaftspolitische Verantwortung, fühlt sich dem Schutz der Umwelt verpflichtet und folgt einer effizienten und umfassenden Corporate Governance. Seit Oktober 2010 gehört die TA Triumph-Adler GmbH mit der Tochtergesellschaft UTAX GmbH zu 100 % zur Kyocera Document Solutions Inc. mit Sitz in Osaka, Japan. Der Sitz der Gesellschaft ist Nürnberg mit dem operativen Headquarter in Norderstedt bei Hamburg.
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