Empfehlungen helfen Behörden bei der Einführung der elektronischen Akte
Leverkusen, 08. Januar 2015. Mit Inkrafttreten des E-Government-Gesetzes sind Bundesbehörden ab 1. Januar 2020 dazu verpflichtet, ihre Akten elektronisch zu führen. Zur Umsetzung der rechtlichen Vorgaben sind zahlreiche organisatorische und technische Rahmenbedingungen notwendig. Die TROPPER DATA SERVICE AG empfiehlt daher, das Projekt frühzeitig anzugehen und hat auf ihrer Webseite einen Orientierungsleitfaden veröffentlicht. Dieser fasst organisatorische und rechtliche Voraussetzungen zusammen und zeigt einen Projektverlauf exemplarisch auf. Der Orientierungsleitfaden steht kostenfrei unter www.tropper.de zur Verfügung.
Eine elektronische Akte fasst sämtliche Unterlagen, die zu einem Vorgang gehören, zusammen. Damit löst sie die papierbasierte Aktenführung ab, beschleunigt die Vorgangsbearbeitung und verkürzt die Recherchezeiten bei gleichzeitig geringerem Papierverbrauch.
Um von diesen Vorteilen zu profitieren, müssen im Vorfeld entsprechende Maßnahmen ergriffen werden. Diese ergeben sich aus den rechtlichen Rahmenbedingungen und aus der Umsetzung des “Organisationskonzept(es) elektronische Verwaltungsarbeit”. TROPPER hat bereits in zahlreichen Behörden auf Bundes- und Landesebene sowie Kommunen die eAkte auf Basis des Enterprise Content Management Systems der OPTIMAL SYSTEMS GmbH realisiert und ist dementsprechend mit den geltenden Reglementarien vertraut.
“Die Herausforderungen bei der Einführung einer eAkte sind umfassend. Aus unseren Erfahrungen empfehlen wir, dieses Projekt bereits jetzt anzugehen und schrittweise umzusetzen”, sagt Stefan Kirchner, Vertriebsleiter IT & Business Services bei der TROPPER DATA SERVICE AG. “Des Weiteren raten wir, gemeinsam mit den Fachabteilungen Workshops durchzuführen, in denen die jeweiligen Arbeitsergebnisse, z.B. Bedieneroberfläche, Rollenkonzept usw. besprochen werden. So können Verbesserungsvorschläge iterativ umgesetzt und die Benutzerakzeptanz wird gesichert.”
Über die TROPPER DATA SERVICE AG:
Die TROPPER DATA SERVICE AG hat sich seit ihrer Firmengründung im Jahr 1966 auf Dienstleistungen und Produkte für das Verwaltungs-, Informations- und Dokumenten-Management spezialisiert. Das Unternehmen gestaltet, integriert und pflegt komplexe Dokumenten-Management-Systeme und migriert Daten und Systeme. Ein weiterer Schwerpunkt sind Outsourcing-Dienstleistungen für die Datenkonvertierung und -archivierung sowie Business Process Services für Banken und Versicherungen. Hierfür ist TROPPER DATA SERVICE mit mehr als 300 qualifizierten Mitarbeitern einer der größten Dienstleister in Deutschland. Der Firmensitz ist Leverkusen, eine Niederlassung befindet sich in Neuenhagen/Berlin. Weitere Geschäftsstellen sind in Ratingen, Dresden und München angesiedelt. Zu den Kunden von TROPPER DATA SERVICE zählen Industrieunternehmen, Banken und Versicherungen sowie Behörden von Bund, Ländern und Kommunen.
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