Veranstaltung vorbereiten: So regeln Sie den Einlass

Der Durchführungserfolg größerer Events und Veranstaltungen hängt maßgeblich von der Vorbereitung ab.

Der Durchführungserfolg größerer Events und Veranstaltungen hängt maßgeblich von der Vorbereitung ab. Denn wo viele Teilnehmer erwartet werden, kommt es auf strukturierte und gut organisierte Einlasskontrollen an, um Wartezeiten gering zu halten und den Überblick nicht verlieren. Mit unseren Tipps gelingt es Ihnen, Ihre Besucherströme effektiv zu koordinieren.

Definition von Größe und Umfang des Events

Zu Beginn stellt sich die Frage, wie groß Ihre geplante Veranstaltung sein wird und wie viele Teilnehmer bzw. Gäste Sie erwarten. Daraus lässt sich der Aufwand hinsichtlich benötigten Personals, Anzahl der Zutritte, Einlassbeginn und des zeitlichen Ablaufs ableiten. Am einfachsten planbar ist es, wenn bereits die exakte Teilnehmerzahl bekannt ist. Dies ist beispielsweise bei festem Platz- oder Ticketkontingent der Fall oder wenn vorherige Anmeldungen erforderlich sind. Dennoch gilt, dass Sie Ihre Gäste nicht unnötig lange warten lassen sollten, egal, ob der Einlass von 100, 1.000 oder mehreren 10.000 Personen geregelt werden muss.

Einheitliches Einlasssystem

Auf Festivals, in Clubs oder bei kulturellen Veranstaltungen – je nach Event variiert das System, um einen reibungslosen und eindeutigen Einlass zu gewähren. Einlassbänder sind eine kostengünstige und einfache Methode, um Zutritte zu steuern. Anhand unterschiedlicher Farben lassen sich die Teilnehmer unterschiedlichen Gruppen zuordnen, was eine schnellere und leichtere Handhabung ermöglicht. Zudem können Einlassbänder individualisiert und mit Ihrem Logo versehen werden. Für eine automatische Einlassregelung kommen verschiedene technische Hilfsmittel infrage. Vielerorts wird auf Barcode-Scanner, Self-Service-Terminals oder RFID-Chips gesetzt.

Übersichtliche Zutrittssteuerung

Sprichwörtlich führen alle Wege nach Rom und in der Regel führt mehr als ein Weg auf ein Festivalgelände, in eine Messehalle oder einen Konzertsaal. Daher ist es wichtig, die Örtlichkeiten gut zu kennen und an sämtlichen Eingängen Einlasskontrollen durchzuführen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Gäste ohne zu zahlen der Veranstaltung beiwohnen, was nicht nur einen finanziellen Schaden bedeutet, sondern auch zum potenziellen Sicherheitsrisiko werden kann, wenn beispielsweise Fluchtwege versperrt werden. Ebenso gilt es zu regeln, wie Teilnehmer, die nach dem Einlass das Gebäude oder das Gelände verlassen möchten, wieder hereingelassen werden. Entsprechende Kennzeichnungen mittels Einlassbändern, Stempeln sowie separate Zugänge sind dabei denkbare Optionen.

Den Überblick behalten

Haben Sie alle Vorbereitungen getroffen, kann es endlich losgehen. Damit Sie während des Einlasses den Überblick behalten und auf spontane Situationen flexibel reagieren können, ist es wichtig, dass Sie während der Durchführung gewisse Kennzahlen erfassen. Wie viele Personen sind bereits eingelassen worden, wie viele fehlen noch? Befindet sich an einem Eingang zu viel oder zu wenig Personal? Diese und weitere Informationen helfen Ihnen, mögliche Schwachpunkte und zusätzliches Potenzial für künftige Veranstaltungen zu identifizieren.