Wer immer noch glaubt, dass Dokumentenmanagement nur die Buchhaltung glücklich macht, wird früher oder später den Anschluss verpassen. Aber noch ist der Zug nicht abgefahren. Deshalb möchte ich in diesem Beitrag einige Gründe nennen, warum auch kleine und mittelständische Unternehmen mit einem Dokumentenmanagement-System erfolgreicher sind als ohne.
Natürlich archiviert ein DMS die im Unternehmen vorhandenen Dokumente, aber es allein auf diese Funktion zu reduzieren, wäre viel zu kurz gedacht. Es geht nämlich nicht nur ums reine Ablegen der Dokumente, sondern vielmehr um eine intelligente Bereitstellung der darin enthaltenen Informationen. Ziel ist es, dass jeder Mitarbeiter genau die Informationen bekommt, die er für seine Arbeit braucht. Der englische Begriff “Enterprise Content Management” beschreibt das ganz gut.
Ein DMS ist demnach kein unwichtiger “Verwaltungskram”, sondern ein hervorragendes Werkzeug zum Management der Unternehmensinhalte. Denn die Informationen, mit denen alle Unternehmensbereiche arbeiten, sind im Endeffekt nichts anderes als der Inhalt von Dokumenten wie E-Mails, Rechnungen, Verträgen, Konstruktionszeichnungen und vielem mehr.
Warum Unternehmen mit einem DMS erfolgreicher sind als ohne, hat viele Gründe. Einige davon möchte ich beispielhaft nennen:
1. Alle Unternehmensbereiche arbeiten mit aktuellen und einheitlichen Informationen
In einem DMS werden Dokumente und deren Inhalte zentral in elektronischen Akten archiviert. Mit einem Dokumentenmanagement stellt ein Unternehmen also sicher, dass Mitarbeiter in unterschiedlichen Abteilungen oder an mehreren Standorten jederzeit mit einem einheitlichen Wissensstand an gemeinsamen Projekten arbeiten. Jeder Blick in die E-Akte zeigt die gleichen Informationen – die im Übrigen auch nicht mehr mühsam in Papierform von A nach B transportiert werden müssen.
2. Informationen stehen sofort zur Verfügung – ohne lange Suchzeiten
Ein leistungsfähiges DMS bietet mehrere Suchmöglichkeiten, so dass jeder Mitarbeiter nach Bedarf entscheiden kann, ob er beispielsweise die Volltextsuche verwenden oder ganz gezielt nach Stichworten oder Metadaten suchen möchte. Je schneller die Suchfunktion ist, umso schneller sind die Mitarbeiter in der Lage, Kundenanfragen zu beantworten oder intern Wissen weiterzugeben.
3. Strategische Entscheidungen stehen auf einer soliden Informationsbasis
Je mehr relevante Informationen zum aktuellen Status des Unternehmens in eine Entscheidung einfließen können, umso besser. Mit einem DMS stehen alle Informationen sofort zur Verfügung. Alle wichtigen Aspekte können beleuchtet werden, so dass Entscheidungen souverän getroffen werden.
4. Lästige Routinetätigkeiten können automatisiert werden
Die lästige manuelle Erfassung von Dokumenten kann mit einem DMS weitgehend automatisiert werden. Die Mitarbeiter greifen nur noch ein, wenn es nötig ist, und haben den Kopf frei für wertschöpfende Tätigkeiten.
5. Individuelle Workflows beschleunigen Prozesse
Mit individuellen Workflows werden Dokumente vollautomatisch durchs Unternehmen geleitet. Aufwändige Prozesse, wie z.B. die Rechnungsfreigabe und -bearbeitung, laufen erheblich schneller ab, da die betreffenden Mitarbeiter die Dokumente gleichzeitig angezeigt bekommen und sie sofort bearbeiten können.
6. Mitarbeiter nehmen die Arbeitserleichtung gerne an
Ein gutes und leicht zu bedienendes DMS ist eine willkommene Arbeitserleichtung für die Mitarbeiter. Sie sind motivierter und damit produktiver, da sie Ihre Zeit nicht mehr mit ineffizienten Verwaltungstätigkeiten verbringen müssen.
Fazit
Unternehmen, die ein DMS einsetzen, haben erkannt, dass der Unternehmenserfolg immer mehr von einem effizienten Informationsmanagement abhängt. Sie sind meist erfolgreicher als ihre Marktbegleiter, weil sie beispielsweise schneller auf Kundenanfragen reagieren oder fundierter entscheiden können.
Die agorum® Software GmbH mit Sitz in Ostfildern bei Stuttgart bietet seit über 15 Jahren individuelle DMS-Lösungen. Einen Namen gemacht hat sich das Unternehmen als Entwickler und Hersteller von agorum® core, einem der führenden Open Source Dokumentenmanagement-Systeme, das bei Unternehmen jeder Branche und Größe ebenso im Einsatz ist wie bei Behörden und Institutionen. Grund für den Erfolg ist seine Leistungsfähigkeit bei gleichzeitig einfachem Einstieg. Der Kunde bekommt per Download ein fertiges DMS, das er sofort produktiv einsetzen kann. Kernstück ist das DMS-Laufwerk, mit dem die Benutzer ohne Einarbeitung weiterarbeiten wie bisher. Weitere Pluspunkte sind die große Bandbreite der Einsatzmöglichkeiten und die übersichtliche Oberfläche, die sich ebenso wie das gesamte DMS flexibel an alle denkbaren Anforderungen anpassen lässt. Vertrieben und integriert wird agorum® core direkt über den Hersteller oder über 50 Vertragspartner in Deutschland, Österreich, Liechtenstein und der Schweiz.
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