Verträge der GmbH und ihren Gesellschafter-Geschäftsführern sollten ausschließlich schriftlich abgeschlossen werden
Erbringt die Gesellschaft Leistungen an ihren Gesellschafter-Geschäftsführer, so wird sich spätestens im Rahmen der Betriebsprüfung die Frage stellen, ob diese Leistungen steuerlich anzuerkennen sind. Steuerberater Roland Franz, Geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Düsseldorf, Essen, Velbert weist darauf hin:”Sollte der Betriebsprüfer die erbrachten Leistungen nicht anerkennen, so dürfen diese den Gewinn der Gesellschaft nicht mindern. Man spricht von einer sogenannten verdeckten Gewinnausschüttung, kurz vGA. Für die steuerliche Anerkennung ist es zwingend erforderlich, dass die zu erbringende Leistung zivilrechtlich wirksam, klar und eindeutig und im Vornherein getroffen wird”.
Zivilrechtlich wirksam bedeutet, dass die Leistung mit dem zuständigen Organ vereinbart worden sein muss. Für Geschäftsführeranstellungsverträge und/oder deren Änderung und/oder Ergänzung sind regelmäßig gemäß § 46 Nr. 5 GmbHG die Gesellschafter zuständig. Oft ist in den Gesellschaftsverträgen geregelt, dass für Verträge zwischen der Gesellschaft und dem Gesellschafter-Geschäftsführer bzw. dessen Angehörigen die Gesellschafter zuständig sind, so dass ein entsprechender Beschluss zu fassen ist. Ist der Geschäftsführer gleichzeitig Alleingesellschafter, so ist zwingend darauf zu achten, dass er von den Beschränkungen des § 181 BGB befreit ist und der Beschluss des Gesellschafters über etwaige Verträge gemäß § 48 Abs. 3 GmbHG schriftlich zu protokollieren und zu unterzeichnen ist.
Grundsätzlich besteht im Vertragsrecht kein Formenzwang, d.h. Verträge – wie bspw. Anstellungsverträge, Darlehensverträge, Miet- oder Pachtverträge und Kaufverträge – können wirksam mündlich abgeschlossen werden. Dieser sogenannte Grundsatz der Formfreiheit gilt auch im Steuerrecht, so dass das Finanzamt solche mündlichen Verträge anerkennen muss. Der Haken hieran ist jedoch die Erbringung des Nachweises einer solchen mündlichen Vereinbarung. Ein solcher Nachweis ist – ohne schriftliche Vereinbarung – gegenüber der Finanzverwaltung praktisch nicht zu erbringen.
“Trotz des vorbenannten Grundsatzes der Formenfreiheit können wir daher jeder/jedem Gesellschafter-Geschäftsführer nur dringend anraten, sämtliche Verträge ausschließlich schriftlich abzuschließen. Dies vermeidet erhebliches Konfliktpotential zwischen den Vertragsparteien im Rahmen einer etwaigen Auseinandersetzung und auch zwischen den Parteien und dem Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung. Spätestens im Rahmen einer Betriebsprüfung können sich erhebliche Beweisprobleme ergeben mit der Folge, dass die steuerliche Anerkennung versagt wird”, erklärt Steuerberater Roland Franz.
Klar und eindeutig bedeutet, dass sich aus der vertraglichen Regelung der Anspruch des Gesellschafter-Geschäftsführers entnehmen lässt.
Im Vornherein bedeutet, dass die vertragliche Leistung vor deren Gewährung wirksam vereinbart worden sein muss. Die Zahlung einer Vergütung ab Januar 2014 muss bspw. bereits vor dem 1. Januar 2014 vereinbart sein.
Steuerberater Roland Franz rät daher zwingend darauf zu achten, dass die aufgezeigten Voraussetzungen erfüllt und sämtliche Verträge schriftlich abgeschlossen werden.
Was im Gründungsjahr 1979 mit klassischer Steuerberatung begann, hat sich im Laufe der Jahre zu einem fachübergreifenden Full-Service-Angebot entwickelt. Die Kanzlei Roland Franz & Partner in Düsseldorf, Essen und Velbert ist seit mehr als 30 Jahren die erste Adresse für kompetente Steuerberatung, Rechtsberatung und mehr. Die rund 40 Mitarbeiter der drei Niederlassungen bieten individuelle, auf die jeweilige Situation angepasste, Lösungen. Die ersten Schritte zur Realisierung einer fachübergreifenden Mandantenberatung wurden bereits Anfang der 90er Jahre durch Kooperation mit einer Wirtschaftsprüfungspraxis und einer Rechtsanwaltskanzlei im gleichen Hause geschaffen. Heute bietet Roland Franz & Partner als leistungsstarke Partnerschaftsgesellschaft vielfältige Beratungs- und Serviceleistungen aus einer Hand, die für die Mandanten Synergieeffekte auf hohem Niveau sowie eine Minimierung des Koordinationsaufwandes gleichermaßen nutzbar machen.
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